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Les acronymes de la dématérialisation

L'objectif de cette rubrique est de vous aider à vous familiariser avec le jargon utilisé dans les projets de dématérialisation. 

G comme ...

La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès (navigation et recherche) et de consultation des documents. La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.

Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. A titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet "standard" de dématérialisation de factures est inférieur à un an.

Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte ("full text").

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion.

On considère que les principaux gains attendus d’un projet de mise en place d’une GED sont :

  • l’accès facilité aux documents et aux informations
  • la valorisation des informations 
  • la prise en compte qu’encore aujourd’hui près des ¾ des informations sont encore papier
  • la réduction des couts de gestion des documents (suppression des photocopies et réduction des couts de stockage)
L comme ...

La lecture automatique de documents (LAD) est un ensemble de technologies qui permet de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numérisés de type formulaires structurés ou semi-structurés. Les informations ainsi extraites peuvent alors être utilisées comme métadonnées dans un système de GED.

La LAD intègre également la reconnaissance de cases à cocher. Par exemple, un formulaire qui comporte plusieurs cases à cocher ou un questionnaire à choix multiple (QCM)) pourra être traité par un mécanisme de LAD. Le document papier est numérisé et le moteur de LAD est capable de détecter les cases qui ont été cochées de celles qui ne l'ont pas été. Le Sigle anglais pour la reconnaissance de case à cocher est "OMR" qui signifie: OpticalMark Recognition.

Ne pas confondre Reconnaissance automatique de documents (RAD) ou de type de documents et Lecture Automatique de Documents (LAD). En effet, si la reconnaissance de caractères ou de formes et autres cases à cocher permet de distinguer un document d’un autre ainsi que certains mots contenus de manière à alimenter une bases d’index destinée à une Gestion Électronique de Documents, l’appellation LAD, pour lecture automatique de documents, concerne les processus évolués de capture de données sur des documents structurés et désormais aussi non structurés.